Code d’éthique

RÈGLEMENTS DE RÉGIE INTERNE

 DU COMITÉ DES USAGERS DU

Jardins-Roussillon

CISSS MONTÉRÉGIE-OUEST

 

 

SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1.   Objet 

Le présent règlement a pour objet d’établir les règles de fonctionnement du Comité des usagers du Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Ouest institué en application de l’article 209 de la Loi.

 

1.2    Définitions

Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les expressions ou termes suivants signifient :

Assemblée générale :                     Toute assemblée générale annuelle ou spéciale des usagers de l’établissement

Candidat :                                          Toute personne qui pose sa candidature pour devenir membre du Comité des usagers

Centre :                                              Tout centre exploité par l’établissement (CLSC, Centres d’hébergement, Point de service de Napierville et l’Hôpital Anna-Laberge)

CISSS Montérégie-Ouest :             Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Ouest

Comité de résidents :                      Tout comité institué dans chacune des installations du centre exploité par l’établissement offrant des services à des usagers hébergés

Comité des usagers :                      Comité institué au sein de l’établissement et représentant tout usager et tout résident de l’établissement

 

Président directeur général :          Le président directeur général de l’établissement

Établissement :                                 Centre de santé et de services sociaux Jardins-Roussillon, ci-après CSSS Jardins-Roussillon

Installation de l’établissement :     Toute installation identifiée au permis de l’établissement

Loi :                                                    La Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) et ses règlements d’application, le cas échéant

Membre :                                           Selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du Comité des usagers ou, le cas échéant, d’un comité de résidents de l’établisse­ment ou d’une assemblée générale

Membre élu :                                    Un membre du Comité des usagers élu par et parmi les usagers de l’établissement

Membre associé :                            Un membre accepté à titre de membre associé qui peut assister aux réunions mais qui n’a pas le droit de vote.  Ce membre pourra se présenter aux prochaines élections

Membre désigné :                            Un membre élu d’un comité de résidents désigné par ce dernier pour siéger sur le Comité des usagers

Résident :                                          Un usager hébergé dans une installation du centre exploité par l’établissement offrant des services à des usagers hébergés

Usager :                                             Toute personne physique qui a ou a eu recours aux services de santé ou aux services sociaux dispensés par l’établissement dans l’une ou l’autre de ses installations. Ce terme comprend, le cas échéant, tout représentant de l’usager au sens de l’article 12 de la Loi.

Représentant :                                  Titulaire de l’autorité parentale d’un usager mineur ou le tuteur de cet usager;

 

Curateur, tuteur, conjoint ou proche parent de l’usager majeur inapte;

 

Personne autorisée par un mandat donné par l’usager majeur inapte antérieurement à son inaptitude;

 

Personne qui démontre un intérêt particulier pour les usagers.

 

Personne-ressource :                      Personne choisie par les membres du comité et rémunérée avec le budget du comité pour l’aider à réaliser ses fonctions.

 

1.3    Règles d’interprétation

Selon le contexte, le genre masculin ou le genre féminin est utilisé dans le présent règlement pour en faciliter la lecture et la compréhension. L’utilisation du genre masculin inclut le genre féminin et vice-versa, sauf si le contexte ne s’y prête pas.

1.4    Droits et obligations

Les droits des usagers de santé et des services sociaux sont reconnus et les Comités des usagers et comités de résidents existent pour les aider à les faire reconnaître :

 

  • Droit à l’information (art. 4, LSSSS);
  • Droit aux services (art. 5, art. 13 et art. 100, LSSSS);
  • Droit de choisir son professionnel ou l’établissement (art. 6 et art. 13, LSSSS);
  • Droit de recevoir les soins que requiert son état (art. 7, LSSSS);
  • Droit de consentir à des soins ou de les refuser (art. 9, LSSSS);
  • Droit de participer aux décisions (art. 10, LSSSS);
  • Droit d’être accompagné, assisté et d’être représenté (art. 11 et art. 12, LSSSS);
  • Droit à l’hébergement (art. 14, LSSSS);
  • Droit de recevoir des services en langue anglaise (art. 15, LSSSS);
  • Droit d’accès à son dossier d’usager (art. 17 à 28, LSSSS);
  • Droit à la confidentialité de son dossier d’usager (art. 19, LSSSS);
  • Droit de porter plainte (art. 34, 44, 53, 60 et 73, LSSSS).

S’ajoutent à ces droits légaux le droit au respect et à l’intégrité de la personne qui doit être inclus dans le droit aux services.

SECTION 2 – COMITÉ DES USAGERS

2.1    Formation et composition du comité des usagers

Est institué un Comité des usagers composé d’au moins 10 personnes qui en font partie au fur et à mesure de leur élection.

La répartition en est :

2 membres provenant des municipalités situées sur le territoire du CLSC Châteauguay;

2 membres provenant des municipalités situées sur le territoire du CLSC Jardin du Québec;

2 membres provenant des municipalités situées sur le territoire du CLSC Kateri;

Advenant un nombre insuffisant de candidats pour un territoire, un candidat en provenance d’un autre territoire pourra combler la place vacante.

Un représentant désigné par et parmi chacun des comités de résidents.

Un membre représentant la santé mentale, recommandé par le personnel de la Direction Santé mentale et dépendances qui n’est pas soumis à une élection.

 

2.2.   Bureau

Le bureau du Comité des usagers est établi au :

200, boul. Brisebois, Châteauguay J6K 4W8.

 

2.3    Fonctions du comité des usagers

2.3.1   Le Comité des usagers assume les fonctions et responsabilités suivantes :

  1. a) renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations;
  2. b) promouvoir l’amélioration de la qualité des conditions de vie des usagers et évaluer le degré de satisfaction des usagers à l’égard des services obtenus de l’établissement;
  3. c) défendre les droits et les intérêts collectifs des usagers ou, à la demande d’un usager, ses droits et ses intérêts en tant qu’usager auprès de l’établissement ou de toute autorité compétente;
  4. d) accompagner et assister, sur demande, un usager dans toute démarche qu’il entreprend y compris lorsqu’il désire porter une plainte conformément aux sections I, II et III du chapitre III du titre II de la loi ou en vertu de la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (chapitre P-31.1);
  5. e) s’assurer, le cas échéant, du bon fonctionnement de chacun des comités de résidents et veiller à ce qu’ils disposent des ressources nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

 

2.3.2   Le Comité des usagers doit soumettre au plus tard le 15 mai de chaque année un rapport annuel d’activités au conseil d’administration. Ce rapport doit intégrer, le cas échéant, le rapport d’activités de chacun des comités de résidents.

 

2.3.3   Le Comité des usagers doit désigner un membre afin de le représenter au Comité des usagers du centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Ouest.

 

  • Durée du mandat

 

Le mandat de tous les membres du Comité des usagers est d’une durée de trois (3) ans et est renouvelable. Un membre demeure toutefois en fonction malgré l’expiration de son mandat, jusqu’à ce qu’il soit élu ou désigné de nouveau, ou remplacé.

 

2.5    Perte de qualité

Une personne membre du comité qui démontrerait un comportement jugé inadmissible par le comité recevrait un avertissement écrit. À la deuxième récidive, un vote sur la perte de qualité, secret ou à mains levées, pourrait entraîner sa destitution.

 

Toute personne membre du comité qui contreviendrait aux lois et règlements, incluant ce règlement, ou qui ne respecterait pas son serment de confidentialité serait automatiquement destitué du comité.

 

Le fait qu’un membre du Comité des usagers devienne un employé de l’établissement entraîne automatiquement la perte de qualité.

 

Tout membre représentant un regroupement déterminé de clientèle qui s’absente plus de trois réunions consécutives, sans aucun motif valable accepté par le président, sera avisé par écrit de l’exclusion automatique de ce comité et le poste devra être comblé dans les meilleurs délais afin que cette clientèle soit représentée adéquatement au comité.

 

2.6    Démission

Tout membre du Comité des usagers peut démissionner de ses fonctions en transmettant au président ou au secrétaire-trésorier du Comité des usagers un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l’acception de la démission par le Comité des usagers.

2.7    Vacance

Toute vacance à un poste de membre du Comité des usagers est pourvue par résolution des membres demeurant en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer. En pourvoyant cette vacance, les membres doivent s’assurer que la personne ainsi nommée possède les qualités requises pour être membre du Comité des usagers, au même titre que celui qu’elle remplace.

Le Comité des usagers informe le conseil d’administration de ce remplacement.

  • Exercice financier

L’exercice financier du Comité des usagers se termine le 31 mars de chaque année.

 

SECTION 3 – ASSEMBLÉES DU COMITÉ DES USAGERS

3.1     Lieu

Toute assemblée se tient à un endroit déterminé par le Comité des usagers.

3.2     Moment

Le Comité des usagers fixe la date et l’heure de toute assemblée.

3.3     Assemblée générale annuelle

3.3.1   Le Comité des usagers doit tenir une assemblée générale annuelle qui a lieu dans les meilleurs délais suivant la fin de l’exercice financier.

L’assemblée générale annuelle se compose de tous les usagers de l’établissement, y compris de tous les résidents de l’établissement. Le Comité des usagers peut inviter toute autre personne à y assister.

3.3.2   L’assemblée a, entre autres, pour fonctions de :

  1. a) approuver le rapport annuel d’activités du Comité des usagers, lequel intègre, le cas échéant, le rapport d’activités de chacun des comités de résidents de l’établissement;
  2. b) approuver les états financiers;
  3. c) élire les membres du Comité des usagers, le cas échéant;
  4. d) ratifier tout règlement du Comité des usagers ou toute modification, amendement ou remplacement.

 

3.4    Convocation

L’assemblée générale annuelle est convoquée par résolution du Comité des usagers.

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par résolution du Comité des usagers, par le président du comité des usagers ou sur requête d’au moins 20 des usagers de l’établissement adressée au secrétaire-trésorier du Comité des usagers. Cette requête doit indiquer l’ordre du jour de l’assemblée. Seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour peuvent y être transigés.

3.5     Avis de convocation

Un avis de convocation écrit doit être affiché dans chacune des installations de l’établissement et à divers endroits accessibles aux usagers et aux résidents de l’établissement, au moins quinze (15) jours avant la tenue de toute assemblée.

L’avis doit préciser le lieu, la date et l’heure de l’assemblée ainsi que l’ordre du jour proposé.

3.6    Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps lorsqu’une question doit être soumise, de façon urgente, à l’ensemble des usagers de l’établissement et des résidents de l’établissement.

3.7     Présidence

Toute assemblée générale est présidée par le président du comité ou, en son absence, par le vice-président. Si ces deux personnes sont absentes, l’assemblée élit, parmi ses membres présents, un président d’assemblée.

3.8     Quorum

Les usagers présents à l’assemblée générale forment le quorum.

 

3.9    Procédure aux assemblées

Sous réserve des dispositions du présent règlement, le président d’assemblée décide des règles de procédure à suivre pour en favoriser le bon déroulement.

3.10   Droit de vote

Les usagers présents à une assemblée ont droit de vote. À cette fin, un usager peut se faire représenter par son représentant légal.

Toutefois, les usagers absents ou, le cas échéant, leur représentant légal, ne peuvent pas exercer leur droit de vote par procuration.

3.11   Décisions d’une assemblée générale

Les décisions d’une assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres présents. En cas de partage des voix, le président d’assemblée dispose d’une voix prépondérante.

Le vote se prend à main levée, sauf s’il s’agit d’une élection.

La déclaration par le président qu’une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal constituent à première vue, la preuve de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou de son rejet.

3.12   Les procès-verbaux des assemblées

Les procès-verbaux des assemblées générales sont rédigés par le secrétaire du Comité des usagers. Lorsqu’ils ont été approuvés par l’assemblée et signés par le secrétaire du Comité des usagers et contresignés par le président, ils sont considérés authentiques.

Le secrétaire du Comité des usagers assure la garde et la conservation des procès-verbaux des assemblées générales.

 

SECTION 4 – LES OFFICIERS

4.1     Présidence, vice-présidence et secrétariat-trésorerie

Lors de la première réunion qui suit l’assemblée générale annuelle, les membres du Comité des usagers élisent, annuellement, parmi eux les officiers. Ces officiers sont le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier.

4.2     Président

 

Le président assume les fonctions suivantes :

  • convoque et préside les réunions du comité;
  • prépare l’ordre du jour des réunions;
  • anime les réunions du comité;
  • s’assure du bon fonctionnement du comité;
  • reçoit, soumet et fait adopter par les membres les diverses propositions;
  • est le porte-parole officiel du comité;
  • peut être invité et participer à tous les sous-comités créés par le comité;
  • signe, avec la secrétaire, les procès-verbaux des réunions du comité et tout acte, document ou écrit engageant le comité;
  • rédige les rapports annuels d’activités et s’assure de la préparation des états financiers en y intégrant les rapports de chaque comité de résidents pour les soumettre au CA;
  • signe les comptes de dépenses du secrétaire-trésorier et le remplace en ce qui a trait aux autorisations des dépenses des membres du comité en cas d’impossibilité de celui-ci;
  • préside les assemblées générales annuelles ou s’assure de la nomination parmi les membres d’un président d’assemblée;

Il peut déléguer partie de ces fonctions au vice-président ou à tout autre membre

du comité.

 

4.3      Vice-président  

Le vice-président assume les fonctions suivantes :

  • exerce les pouvoirs et les fonctions du président lorsqu’il est absent ou dans l’impossibilité de les remplir;
  • peut, sur demande du président, assumer chacune des fonctions de ce dernier;
  • assume les rôles et les fonctions du secrétaire-trésorier lorsqu’il est absent ou empêché de les remplir.

 

4.4      Secrétaire-trésorier

Le secrétaire-trésorier assume les fonctions suivantes :

  • transmet les avis de convocation des réunions aux membres du comité;
  • rédige les procès-verbaux des réunions et les soumet au comité pour adoption;
  • assure la conservation des procès-verbaux, résolutions et autres documents du comité ;
  • reçoit et s’assure du suivi de la correspondance du comité;
  • signe les comptes de dépenses des membres;
  • est responsable de la trésorerie :
  • prépare le budget et le soumet aux membres du comité pour approbation et voit à son exécution conformément aux décisions du comité;
  • tient à jour les états financiers découlant des activités du comité;
  • présente le bilan annuel desdits états financiers;
  • prépare le rapport financier annuel et y intègre celui de chaque comité de résidents;
  • établit les politiques sur les dépenses et en requiert l’approbation du comité.

Addendum : La fonction de secrétaire-trésorier peut être répartie entre plusieurs personnes par résolution du Comité des usagers en assemblée régulière, dont entre autre la personne-ressource.

4.5     Durée du mandat

Le mandat de tout officier est d’une durée de un (1) an et est renouvelable. Un officier demeure toutefois en fonction, malgré l’expiration de son mandat, jusqu’à ce qu’il soit élu de nouveau ou remplacé, en autant qu’il conserve la qualité nécessaire à son élection.

4.6     Vacance

Toute vacance à une fonction d’officier est pourvue par résolution du Comité des usagers pour la durée non écoulée du mandat de l’officier à remplacer, pourvu que la personne ainsi nommée soit éligible à la fonction devenue vacante.

Le Comité des usagers informe le conseil d’administration de l’établissement de ce remplacement.

 

 

4.7     Démission

Tout officier du Comité des usagers peut démissionner de ses fonctions en transmettant au secrétaire-trésorier ou au président du comité des usagers un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l’acceptation de la démission par le Comité des usagers.

Un officier peut démissionner de ses fonctions sans être tenu de démissionner comme membre du Comité des usagers et, le cas échéant, comme membre d’un comité de résidents.

 

SECTION 5 – PERSONNE-RESSOURCE

Sous la responsabilité de la Présidente du Comité des usagers, la personne-ressource doit :

  • Prendre en note les minutes et les présences lors des rencontres du comité exécutif et du Comité des usagers;
  • Assister la Présidente lors des réunions, lorsqu’elle lui demande.

 

  • Rédiger et mettre en filière les procès-verbaux des réunions;
  • Voir au suivi des décisions des comités.

 

  • Recevoir le courrier et faire part à la Présidente du contenu de ces communications pour qu’elle décide des mesures à prendre et, si elle juge nécessaire, de faire une présentation aux membres du comité.

 

  • Entrer le budget décidé par le comité des usagers en format Excel et mettre le budget à jour en fonction des entrées et des sorties d’argent.

 

  • Transmettre les convocations, au nom de la Présidente, ainsi que l’ordre du jour aux membres du comité, au moins une semaine avant une réunion.

 

  • Transmettre les informations concernant les gardes téléphoniques et les présences dans le mail aux membres du Comité des usagers;
  • Voir à faire les corrections demandées et à les retourner aux membres.

 

  • Faire un sommaire, à joindre au rapport annuel, du résumé des appels reçus par les membres lors des gardes téléphoniques.

 

  • Préparer les chèques, les expliquer et les faire signer par les personnes concernées.

 

  • Effectuer les dépôts bancaires.

 

  • Mettre en page et aider la Présidente à préparer le rapport annuel.

 

  • Faire certaines recherches concernant le processus du CISS pour aider la Présidente à comprendre le fonctionnement du système qui, par la suite, l’expliquera aux membres.

 

  • Prendre rendez-vous, à l’occasion, avec les conférenciers que les membres du comité aimeraient rencontrer.

 

  • Commander le buffet pour les membres lors des rencontres.

 

  • Tenir à jour l’inventaire des articles promotionnels.

 

  • Tenir à jour le site web du Comité des usagers.

 

  • Obtenir une clé supplémentaire de l’armoire des articles promotionnels et la laisser avec la clé à la Prévention.

 

  • Travailler en collaboration avec la trésorière pour la comptabilité.

 

  • Être plus courtoise et délicate avec les autres personnes.

 

  • Être discret et s’assurer de ne pas divulguer aucune information à quiconque, tout ce qui se dit lors des rencontres doit rester confidentiel.

 

 

NOTE :    Les tâches ci-haut mentionnées ne doivent pas être considérées comme une rémunération exhaustive de toutes les exigences opérationnelles.

 

  • SECTION 6 – RÉUNIONS DU COMITÉ DES USAGERS

6.1     Convocation

Une réunion du comité des usagers est convoquée par le secrétaire-trésorier. Exceptionnellement, elle peut être convoquée par résolution du comité des usagers ou par le président.

6.2     Avis de convocation

Le secrétaire-trésorier transmet à la dernière adresse connue de chaque membre du comité des usagers un avis de convocation écrit au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion. Cette transmission peut se faire par courrier, par courriel ou en mains propres.

La convocation à une réunion spéciale peut être faite verbalement et le délai n’est alors que de quarante-huit (48) heures.

6.3     Contenu de l’avis de convocation

L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour proposé. S’il s’agit d’une conférence téléphonique ou tout autre moyen technique de communication, l’avis doit le préciser.

Dans le cas d’une réunion spéciale, seul le ou les sujets mentionnés à l’ordre du jour peuvent y être transigés.

6.4     Renonciation à l’avis de convocation

Une réunion peut être tenue séance tenante si tous les membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation. Cette renonciation doit être consignée au procès-verbal.

 

 

6.5     Non-réception de l’avis de convocation

La non-réception de l’avis par un membre du Comité des usagers n’invalidera pas la réunion, les procédures qui y seront déroulées et les décisions qui s’y seront prises. Un certificat émis par le secrétaire-trésorier établissant l’expédition de l’avis est une preuve péremptoire de l’émission de l’avis.

 

SECTION 7 – RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DES RÉUNIONS

7.1     Nombre de réunions

Le Comité des usagers tient annuellement au moins 7 réunions ordinaires. Chaque année, le calendrier des réunions est fixé et remis, au plus tard, à la réunion précédent la relâche d’été. Toutefois, lorsqu’une réunion ne peut avoir lieu suivant ce calendrier, elle peut être fixée autrement.

À la demande du président, une réunion spéciale peut être tenue.

7.2     Lieu de la tenue des réunions

Les réunions du Comité des usagers se tiennent à son bureau ou en tout autre endroit déterminé par le président du comité. Une réunion peut se tenir au moyen d’une conférence téléphonique ou tout autre moyen technique de communication.

7.3     Quorum

Le quorum, à toute réunion, est constitué de la majorité des membres du Comité des usagers.

Lorsque pendant une réunion, un membre soulève la perte de quorum, le président procède à la vérification de la présence des membres. Le cas échéant, si le défaut de quorum n’est pas corrigé dans les quinze (15) minutes suivantes, la réunion est ajournée et un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux membres, conformément à l’article 5.2 du présent règlement.

 

7.4     Droit de parole

Chaque membre du comité a droit de parole à une réunion. Toutefois, il peut se faire assister ou en cas d’incapacité, il peut se faire représenter. Dans toute intervention, le membre ne peut porter atteinte au caractère confidentiel de tout renseignement personnel, à moins d’une autorisation écrite de la personne concernée.

Le président peut interrompre un membre lorsque le temps alloué est écoulé, lorsque ses propos sont injurieux ou malveillants, ou lorsque le droit à la protection des renseignements personnels est menacé.

7.5     Huis clos

Les réunions du Comité des usagers se déroulent à huis clos mais le comité doit permettre la présence d’une personne qui assiste un membre. Le comité peut inviter toute personne susceptible de lui fournir une aide quelconque.

7.6     Résolution

Toute décision du Comité des usagers est prise par résolution dûment appuyée par au moins un membre. La déclaration par le président qu’une résolution a été adoptée et une entrée faite à cet effet dans les procès-verbaux constituent, à première vue, la preuve de ce fait, à moins qu’un membre n’ait demandé un comptage formel.

La décision de la majorité des membres présents constitue une résolution et lie le comité.

En cas d’urgence, une résolution écrite et signée par tous les membres du Comité des usagers a la même valeur que si elle avait été prise en réunion. Cette résolution est déposée à la réunion subséquente et conservée dans les procès-verbaux des réunions du Comité des usagers.

Toute résolution dûment adoptée est exécutoire dès adoption, à moins que le Comité des usagers ne fixe son entrée en vigueur à un autre moment.

Les résolutions sont consignées dans un document réservé à cette fin.

7.7     Droit de vote

Avant d’appeler le vote, le président lit de nouveau la proposition de départ, avec ses modifications, s’il y a lieu.

Chaque membre a droit de vote. À cette fin, il peut se faire assister. Cependant, il ne peut exercer son droit de vote par procuration.

En cas de partage des voix, le président du comité dispose d’une voix prépondérante. Cependant, il n’est pas tenu de voter.

 

Le vote se prend à main levée ou de vive voix, à moins qu’un membre demande un vote par scrutin secret.

Chaque membre a droit de vote. Cependant, il ne peut exercer son droit de vote par procuration.

En cas de partage des voix, le président dispose d’une voix prépondérante. Cependant, il n’est pas tenu de voter.

7.8     Ordre du jour

L’ordre du jour doit comprendre les points suivants : l’adoption de l’ordre du jour, l’adoption du procès-verbal de la dernière réunion, les sujets sur lesquels le comité doit prendre une décision et les informations générales concernant le mandat du comité.

L’ordre du jour accompagne la convocation et doit être adopté au début de la réunion.

7.9     Procès-verbal

Le secrétaire rédige le procès-verbal de chaque réunion et en transmet une copie à chaque membre du comité. Après son adoption à une réunion subséquente, le procès-verbal est signé par le secrétaire et par le président.

7.10   Ajournement

À toute réunion où il y a quorum, une résolution peut être adoptée afin d’ajourner la réunion à une autre heure du même jour ou à une autre date, sans qu’il soit nécessaire de faire parvenir de nouveaux avis de convocation.

 

 

SECTION 8 – LES COMITÉS DE RÉSIDENTS

8.1     Composition

Un comité de résidents est institué dans chacune des installations de l’établissement où sont offerts des services à des usagers hébergés. Chaque comité est composé d’au moins trois (3) membres élus par les résidents de l’installation visée.

La majorité des membres du comité doivent être des résidents. Toutefois, s’il est impossible d’avoir une majorité de résidents sur le comité, ceux-ci peuvent élire toute autre personne de leur choix pourvu que cette personne ne travaille pas pour l’établissement ou n’exerce pas sa profession dans un centre exploité par l’établissement.

8.2     Fonctions

Un comité de résidents a pour fonction et pour responsabilités de :

  1. a) renseigner les résidents sur leurs droits et leurs obligations;
  2. b) promouvoir l’amélioration de la qualité des conditions de vie des résidents et évaluer le degré de satisfaction des résidents à l’égard des services obtenus de l’établissement;
  3. c) défendre les droits et les intérêts collectifs des résidents ou, à la demande d’un résident, ses droits et ses intérêts en tant que résident de l’établissement ou de toute autorité compétente.

 

8.3     Règles de fonctionnement

Tout comité de résidents établit ses propres règles de fonctionnement. Ces règles sont transmises au conseil d’administration ainsi qu’au Comité des usagers pour information.

 

8.4     Budget du comité

 

Le Comité des usagers alloue aux comités de résidents de l’établissement le budget annuel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

 

 

SECTION 9 – COMITÉS DU COMITÉ DES USAGERS

9 1     Comité exécutif

Le comité exécutif est composé du président, vice-président et du secrétaire-trésorier qui fait des recommandations au Comité des usagers sans pouvoir décisionnel.

Son rôle consiste à :           quelle est la vision

émettre des recommandations

aider à l’orientation

préparer la prévision budgétaire

 

 

9.2      comité de révision des comptes de dépenses

 

  • Le comité est formé de la présidente, de la secrétaire-trésorière et de deux membres désignés par la présidente et qui ne sont pas concernés par le compte révisés;
  • Un déboursé pour des activités réalisées pour le CUCI sera autorisé pour paiement par le secrétaire-trésorier uniquement s’il a été préalablement approuvé par le comité, une mention au compte rendu d’une réunion du comité des usagers en faisant foi;
  • Le taux en vigueur selon la directive ministérielle s’appliquera au remboursement de kilométrage pour participer aux réunions et autres activités du comité,
  • Les frais de stationnement et de repas seront remboursés sur pièces justificatives jusqu’au maximum déterminé par le ministère;
  • La participation à des congrès, colloques ou activités de formation doit faire l’objet d’une approbation préalable du CUCI qui détermine les modalités de participation de façon à favoriser une alternance;
  • Le remboursement des autres frais doit faire l’objet d’approbation préalable du comité (téléphone, papeterie, cartouches, timbres, etc.);
  • Les factures doivent être cumulées jusqu’à concurrence d’un montant de 30$;

 

9.3     Comité ad hoc

 

Le Comité des usagers peut mettre sur pied tout comité ad hoc pour étudier une question particulière qu’il lui soumet. Il en détermine le mandat et la composition, procède à la désignation des personnes, membres ou non, qui en feront partie et il en établit les modalités de fonctionnement.

SECTION 10 – DOCUMENTS ET ARCHIVES

10.1   Caractère confidentiel 

Malgré la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), les dossiers et les procès-verbaux du Comité des usagers, de chaque comité de résidents et tout comité ad hoc sont confidentiels. Toutefois, le rapport annuel d’activités du Comité des usagers a un caractère public.

10.2   Conservation des documents

Le conseil d’administration de l’établissement détermine, par résolution relative au calendrier de conservation des documents de l’établissement, l’utilisation et la conservation des documents produits ou émanant du Comité des usagers ou de l’un de ses comités ad hoc et de chacun des comités de résidents, conformément aux dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).

SECTION 11 – DISPOSITIONS FINALES

11.1   Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le Comité des usagers.

11.2   Modification, amendement, remplacement

Toute modification, tout amendement ou tout remplacement entre en vigueur dès son adoption par les membres du Comité des usagers.

Toute modification, tout amendement ou tout remplacement du présent règlement doit être ratifié par le Comité des usagers réuni en assemblée générale.

11.3   Révision

Le présent règlement doit faire l’objet d’une révision tous les trois (3) ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent.

 

 

 

 

 

 

Annexes

  1. Procédure d’élection des membres

du Comité des usagers

  1. Modèle – Bulletin de mise en candidature

III. Certificat d’élection par acclamation

  1. Modèle – Bulletin de vote
  2. Certificat d’élection

 

 

ANNEXE I – PROCÉDURE D’ÉLECTION DES MEMBRES

DU COMITÉ DES USAGERS

Section 1 – Président d’élection et secrétaire d’élection

  • Nomination

 

Avant de procéder à une élection, le Comité des usagers nomme, par résolution, un président d’élection et un secrétaire d’élection. La nomination du président et du secrétaire doit être faite au plus tard soixante (60) jours avant la date de la tenue de l’élection. Ces personnes ne doivent pas être membres du Comité des usagers, y compris d’un comité de résidents de l’établissement.

 

  • Fonctions du président d’élection

 

Le président d’élection exerce notamment les fonctions suivantes :

 

  1. donner l’avis d’élection;
  2. recevoir les candidatures et les accepter ou les refuser;
  3. afficher la liste des candidats dans chacune des installations de l’établissement;
  4. informer les usagers et tous les candidats de la procédure d’élection;
  5. voir au bon déroulement de l’élection;
  6. remplir tout document relatif à l’élection, transmettre les originaux au secrétaire-trésorier du Comité des usagers, en afficher une copie dans chacune des installations de l’établissement et, le faire publier dans un ou plusieurs journaux locaux du territoire desservi par l’établissement.

 

  • Fonctions du secrétaire d’élection

 

Le secrétaire d’élection assiste le président d’élection et exerce les fonctions que celui-ci lui délègue.

 

Section 2 – Collèges électoraux du comité des usagers

 

Le Comité des usagers se compose de 10 membres se répartissant de la manière suivante :

2 membres provenant des municipalités situées sur le territoire du CLSC Châteauguay ;

2 membres provenant des municipalités situées sur le territoire du CLSC Jardin-du-Québec ;

  • membres provenant des municipalités situées sur le territoire du CLSC Kateri ;

3 membres provenant des centres d’hébergements de Châteauguay, de La Prairie et de Saint-Rémi (un représentant désigné par et parmi chacun des comités de résidents).

 

Un membre représentant la santé mentale, recommandé par le personnel de la Direction Santé mentale et dépendances.

 

Section 3 – Avis d’élection

3.1      Publication de l’avis d’élection des membres du Comité des usagers

 

Au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date de l’élection des membres du Comité des usagers, le président d’élection fait publier un avis d’élection dans un ou plusieurs journaux locaux du territoire desservi par l’établissement.

 

3.2      Affichage de l’avis d’élection des membres du Comité des usagers

 

Au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date de l’élection des membres du Comité des usagers, le président d’élection donne l’avis d’élection par affichage dans chacune des installations de l’établissement et à divers endroits accessibles aux usagers.

 

3.3      Contenu de l’avis d’élection des membres du Comité des usagers

 

L’avis d’élection des membres du Comité des usagers doit indiquer le nombre de postes à pourvoir au sein du Comité des usagers ainsi que la durée du mandat. Cet avis indique les modalités de mise en candidature ainsi que la date limite pour poser une candidature. Également, l’avis doit mentionner le rôle et les fonctions du Comité des usagers.

 

L’avis doit faire aussi mention des restrictions et des exigences prévues à l’article 209 de la Loi.

 

Section 4 – Mise en candidature

 

4.1      Bulletin de mise en candidature

 

Toute candidature est proposée au moyen d’un bulletin de mise en candidature prévu à l’annexe II du présent règlement.

 

Le bulletin de mise en candidature doit être signé par le candidat et contresigné par deux (2) usagers.

 

Tout bulletin de mise en candidature doit être transmis au président d’élection, au plus tard quinze (15) jours avant la date de l’élection, avant 17 heures.

 

4.2      Acceptation ou refus

 

Le président d’élection doit accepter ou refuser le bulletin de mise en candidature.

 

Le refus d’une candidature doit être motivé et fondé sur les restrictions ou les exigences prévues par la loi et au présent règlement.

 

 

 

Section 5 – Élection par acclamation des membres du comité des usagers

5.1      Déclaration du président

 

Lors de la clôture de mise en candidature des membres du Comité des usagers, si le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de postes à pourvoir, le président d’élection déclare les candidats élus. Il remplit alors le certificat d’élection par acclamation prévu à l’annexe III du présent règlement. Dans les dix (10) jours suivant la clôture de mise en candidature, le président d’élection transmet une copie du certificat d’élection par acclamation au conseil d’administration de l’établissement.

 

Au plus tard dix (10) jours avant la date de l’élection, le président d’élection doit afficher dans chaque installation de l’établissement et à des endroits accessibles aux usagers un avis comportant le nom des personnes élues et, le cas échéant, indiquant qu’il n’y n’aura pas d’élection. Le président d’élection doit publier dans le même délai cet avis dans un ou plusieurs journaux locaux du territoire desservi par l’établissement

 

Section 6 – Absence d’élection

 

6.1      Candidatures insuffisantes

 

Lors de la clôture de mise en candidature, si le nombre de candidatures est insuffisant pour la tenue de l’élection, le président d’élection doit en aviser le Comité des usagers dans un délai de trois (3) jours suivant la date de clôture de mise en candidature et transmet l’original des bulletins de mise en candidature au secrétaire-trésorier du Comité des usagers.

 

6.2      Information aux usagers

 

Lorsque le nombre de candidatures est insuffisant, le président d’élection informe les usagers, par tout moyen qu’il juge approprié et dans les plus brefs délais, de l’état de la situation et peut appeler de nouvelles mises en candidature.

 

 

 

Section 7 – élection

7.1.     Liste des candidats

 

Lors de la clôture de mise en candidature, s’il y a plus de candidats que le nombre de postes à pourvoir, le président d’élection dresse la liste des candidats et doit tenir une élection.

 

7.2      Élection

 

Lors de l’assemblée, l’élection des membres du Comité des usagers se fait au scrutin secret. Le vote par procuration ou par anticipation sont interdits. Cependant, le président ou un scrutateur peut apporter une aide physique à une personne qui en a besoin pour l’exercice de son droit de vote.

 

Le droit de vote peut être exercé par le représentant légal dans les circonstances suivantes :

 

  1. a) lorsque l’usager représenté est sous curatelle;
  2. b) lorsque l’usager représenté est incapable de comprendre et d’exercer son droit de vote en raison de son jeune âge, d’un handicap intellectuel ou d’un affaiblissement de ses facultés intellectuelles.

 

Tout autre représentant doit respect le désir de l’usager de voter lui-même ou de ne pas voter.